Nuestro trabajo de hoy en día es, por lo general, en equipo. Aunque realicemos tareas solos, formamos parte de equipos. Algunas veces compartimos el mismo lugar físico, otras, los equipos están distribuidos geográficamente por todo el mundo.

Trabajando en equipo… ¡es inevitable tener reuniones! ¿Quién no desearía dirigir mejor sus reuniones?, ¿que el equipo sea más productivo? o ¿que las ideas resultantes sean más innovadoras? Estos son algunos de los retos a los que nos enfrentamos habitualmente en las reuniones en el mundo laboral.

¿Qué son las reuniones visuales?

Las reuniones visuales son aquellas en las que se utiliza la visualización de forma activa para inspirar, implicar, apoyar el pensamiento y la representación de ideas.

Mantener reuniones visuales se refiere a:

– Aprovechar nuestra capacidad natural para dibujar. Una capacidad íntimamente ligada al cuerpo, si pensamos cuando hablamos gesticulamos, hacemos movimientos, la idea es traducir estos movimientos a dibujos. Esto nos hace estar más activos en la reunión, y por lo tanto más atentos y participativos en la búsqueda de soluciones.

– Utilizar postits, porciones de información que nos invitan a resumir, apuntar el texto clave. Información que podemos combinar y manipular según interactuamos en la reunión ordenando las aportaciones y consiguiendo una mayor implicación por parte de los asistentes.

– Usar mapas e ideas, metáforas visuales en plantillas o lienzos que nos ayudan a pensar visualmente.

¿Qué beneficios aportan?

Igual ya os podéis imaginar qué beneficios presentan las reuniones visuales versus las tradicionales, veamos algunos:

💡 Imaginación: los elementos visuales desatan un nuevo pensamiento.

🙋‍♀️ Participación: la implicación de la audiencia aumenta increíblemente cuando se escuchan, se reconocen y se transcriben las ideas del grupo de forma gráfica e interactiva.

🎯 Pensar con ideas generales: los grupos son mucho más inteligentes cuando pueden pensar en formatos de ideas generales que les permiten comparar, encontrar pautas y hacer mapas de ideas

🧠 Memoria de grupo: crear elementos fáciles de memorizar aumenta la memoria del grupo y facilita el seguimiento, algo clave para la productividad.

Algunas razones que llevan a la necesidad de que las reuniones sean cada vez más interesantes y productivas consisten en que tenemos mucha información que cada vez cuesta más asimilar; y hay una creciente complejidad y velocidad de acontecimientos que fomenta impaciencia y resistencia a aceptar diferencias y cambios.

Las reuniones visuales se convierten en una herramienta muy útil a la hora de resolver problemas en equipo.

¿Qué debemos hacer para organizar una reunión visual?

📆 Todo empieza en la convocatoria de la reunión, sorprende a tu equipo y convócalos con un esquema gráfico.

🤝 Implicar al grupo y fomentar relaciones. Implicar a los demás empieza por uno mismo, escuchándolos y estableciendo una conexión y una relación a través de representar lo que escuchamos con dibujos.

📊 Pensar visualmente con gráficos, elaborando mapas de ideas y encontrando pautas claves y representar gráficamente cómo ponemos en marcha los planes. Utilizaremos elementos visuales para tomar decisiones, controlar y guiar el desarrollo de los proyectos, liderar cambios.

🤩 Disfrutemos viendo cómo encaja todo. 

Aquí os comparto un lienzo o plantilla muy útil para gestionar reuniones visuales:

Agenda de reunión

Lienzo gráfico para completar los temas a tratar en una reunión