¿Ilustrar una reunión puede hacerla más efectiva? Sí, un facilitador gráfico o graphic recorder que garabatee en el trabajo puede mejorar la participación, la comprensión y retención a largo plazo. Algo que a priori parecería infantil o fuera de lugar, puede ser más útil de lo que piensas y te contaré por qué.
El rol del facilitador gráfico o graphic recorder
Tal vez los primero que te preguntes es qué es o qué hace un facilitador gráfico, también llamado registrador gráfico, graphic recorder o live scribing. Un graphic recorder es una persona que toma notas visuales en tempo real mientras ocurre una presentación, reunión, conferencia, debate…
¿Cómo lo hace? El facilitador gráfico escucha, sintetiza y extrae los temas más importantes en tiempo real. Estas notas crean un resumen visual que ayuda a los participantes a poner el foco en el tema y llevarla como souvenir luego.
Uy, sí esto parece todo un desafío, ¡¡pura adrenalina!! Sin embargo es una profesión, que requiere una formación y preparación previa para cada proyecto.
Beneficios del registro gráfico
Cuando se realiza un registro gráfico en una reunión, al capturar las ideas clave de una discusión en un espacio visible y compartido por todos. Se produce algo mágico, es como si las ideas de los participantes cobraran vida en el gráfico. Muchas personas comentan cómo las imágenes los ayudan a sentir que forman parte de las soluciones que se discuten, que se sienten escuchados.
Cuando lo hacemos en una ponencia, a través de los esquemas que generamos somos capaces de enganchar a los asistentes distraídos -si los hubiera- y favorecer su concentración.
Analicemos un poco más algunas de las ventajas que ofrece el graphic recording:
- Ayuda a comunicar: mientras el ponente expone su tema, a veces acompañado de una presentación en la que se ve diapositiva por diapositiva, con el registro gráfico vamos tomando nota de las ideas principales (de distintas diapositivas) y relacionándolas en un único esquema. Facilitando que el mensaje sea visto de forma holística, es decir, de un solo golpe de vista.
- Ayuda a comprender: Lo comentado arriba también ayuda a mantener el hilo de la exposición y tener presente las ideas importantes, ya que las mismas están siendo visibles todo el rato. Tener las ideas claras y bien ordenadas también ayuda a la toma de decisiones.
- Facilita el recuerdo a largo plazo: Las imágenes son anclas visuales ya sea un esquema de círculos y flechas, un ícono, una metáfora visual, y esto hace que podamos recordarlas por más tiempo.
- Fomenta la creatividad y participación: en los eventos, sobre todo en las reuniones, en los que participa un facilitador grafico se genera un ambiente más creativo y participativo y esto puede deberse al uso de imágenes, colores, compartir las notas visuales en todo momento, el hecho de que todos se sientan escuchados al ver sus ideas u opiniones reflejadas en las notas…
- Ayuda a mantener el foco: en conferencias largas o de temas complejos, un graphic recorder mantiene vivo el mensaje y ayuda a sintetizarlo.
Así que deja de lidiar con una audiencia aburrida o que desconecta, reuniones interminables o equipos que no participan y considera si te compensa llamar a un graphic recorder.
Cómo utilizar el registro gráfico en tu empresa
A estas alturas ya sabes por qué el registro gráfico es una herramienta tan interesante y poderosa. Pero ¿Cómo podrías introducirlo en tus actividades diarias y utilizarlo en tu empresa u organización?
Tal vez desees utilizar la grabación gráfica para reuniones, conferencias o talleres. Para planificar una buena experiencia de registro gráfico, debemos pensar en tres etapas: antes, durante y después del evento.
Qué tener en cuenta antes del evento
En el período previo al evento, debes considerar el propósito, la logística y el contenido, y que tendrás que contratar a un graphic recorder.
- El propósito del evento. Pensar en por qué contratarías a un registrador gráfico y conocer tus objetivos te ayudará en el proceso de planificación. Ejemplos de buenos propósitos podrían ser: «Me gustaría que la gente disfrutara de una actuación artística» (experiencia), «Nos gustaría que la gente recordara lo que se ha hablado durante los próximos meses» (documento), o «Nos gustaría para crear un estilo visual para el próximo proceso de cambio y me gustaría utilizar la grabación gráfica como punto de partida» (herramienta).
- La logística. ¿Qué tan grande debe ser el área de dibujo? ¿La gente debería ver lo que se está dibujando? ¿Qué partes se deben registrar? ¿El registro gráfico se hará de forma analógica o digital? Y, ¿Cómo te gustaría compartir los resultados después?
- El contenido. También debes dedicar algún tiempo a establecer los elementos clave del contenido. El registrador gráfico no necesita convertirse en un experto en tu campo. Después de todo, está ahí para capturar el panorama general y no para los detalles. Pero no está de más un poco de ayuda, especialmente si hay muchas abreviaturas o jerga en tu área de trabajo. Repasar la agenda juntos suele ser una buena práctica.
- El graphic recorder. Ejem… humm… no busques más!! Si has llegado hasta aquí, a lo mejor ya tienes a una. De todos modos te cuento más, una forma de comenzar la búsqueda podría ser entre tus conocidos. El graphic recording ya lleva un tiempo entre nosotros y lo más probable es que uno de tus amigos, colegas o contactos ya tenga experiencia en la contratación de uno, y quien no te dice, tal vez te recomienden a @natatomteach. Otra opción es buscar en internet, la mayoría de los registradores gráficos tienen presencia en la web, o en sitios que disponen de un directorio de visual thinkers o facilitadores certificados como Visual-Mapping o el International Forum of Visual Partitioners. No sé, dicen que todos los caminos llevan a Roma, a lo mejor nos volvemos a encontrar 💁
Qué tener en cuenta durante el evento
Entonces, ¿Qué debes pensar durante el evento? La forma en que se utilizará la grabación gráfica, básicamente es para documentación, experiencia y entretenimiento.
- Documentación. La grabación gráfica es una herramienta poderosa por sí sola. Pero también puede jugar un rol importante en el equipo. Usa el registro gráfico para la audiencia se lleve una fotografía como recuerdo de los temas tratados, crea un hashtag y compártelo en redes sociales. Si se trata de una reunión cerrada, puedes enviar imágenes a tus colegas como documentación posterior o como una actualización de estado en el medio de la misma.
- Experiencia y entretenimiento. A menudo los clientes me expresan el temor de que la audiencia se distraiga con la grabación gráfica, que «todos solo miren los increíbles dibujos y no escuchen a los ponentes». Sin embargo, si se le pregunta al público, la mayoría de las personas diría que no están distraídas, sino que prestan más atención a los mensajes generales tanto de la charla como del dibujo. Confía en tu audiencia y deja que la gente vea el dibujo a medida que crece. Mejora en lugar de distraer y puede ser un proceso memorable para ver.
Qué hacer después del evento
Un registro gráfico es una gran herramienta para volver a contar lo que sucedió. Coloca el resultado del graphic recording en algún lugar donde lo pueda ver mucha gente, en algún lugar común o donde la gente se detenga o se reúna. Piensa en ello como una guía o un mapa que te ayudará a hacer un mejor trabajo al relatar la historia y retomar los temas de conversación más adelante.
¿Qué estás esperando?
Apóyate en un facilitador gráfico que documente gráficamente tus reuniones, seminarios y conferencias en vivo y convierta tu contenido en metáforas adecuadas y entretenidas.
A las palabras se las lleva el viento, pero las imágenes y gráficos perduran…
Artículo inspirado y adaptado de “Graphic recording. Live illustrations for meetings, conferences and workshops. Gestalten”.
