En este artículo te explico cómo saber si un proceso está mal explicado, qué señales lo indican y cómo puedes empezar a mejorarlo de forma sencilla.
Hay algo que veo constantemente cuando trabajo con equipos: Procesos bien diseñados… pero mal comunicados.
Se presentan en una reunión, todo el mundo asiente y parece que ha quedado claro. Pero, en cuanto se intenta llevar a la práctica, empiezan los problemas:
- alguien pide que se lo vuelvan a explicar
- cada persona lo ha entendido de una manera distinta
- y el proceso necesita explicarse una y otra vez
En ese momento solemos pensar que el problema es la complejidad del proceso. Pero, sinceramente creo que muchas veces no lo es.
👉 El mayor problema está en cómo se está explicando el proceso.
Checklist: señales de que un proceso no se está entendiendo
Si trabajas con procesos de negocio, revisa estas señales:
✅ Nadie lo entiende a la primera
✅ Necesitas explicarlo en reuniones (una y otra vez)
✅ Cada persona lo interpreta de forma distinta
✅ Tiene más texto que estructura
Si reconoces dos o más, es muy probable que el problema no esté en el proceso en sí, sino en cómo se comunica.
¿Qué ocurre cuando un proceso no está bien explicado?
Cuando un proceso no se entiende, el impacto va más allá de la comunicación:
- Se pierde tiempo en reuniones. El equipo necesita volver constantemente sobre lo mismo.
- Falta de alineación. Cada persona trabaja con una interpretación distinta.
- Decisiones más lentas. Si no hay claridad, decidir se vuelve más difícil.
- Dependencia de quien lo explica. El proceso deja de ser autónomo y depende de una persona.
- Se pierde la visión del todo. Cada persona o equipo mira por su parte del proceso -si la ha entendido-, pero no se preocupa por lo que hace el resto.
El error más común: añadir más información
Cuando detectamos que un proceso no se entiende, la reacción habitual es:
- añadir más detalle
- incluir más texto
- generar más documentación
Pero justo esto suele tener el efecto contrario.
👉 Cuanta más información desordenada añadimos, más difícil es comprender el proceso. (y menos lo leen)
La solución: simplificar y hacer visible el proceso
La clave no está en añadir más, sino en hacerlo mejor. En abstraernos un poco en nivel de detalle a la hora de comunicarlo y que cada uno luego profundice en lo que realmente necesite.
Algunas ideas que funcionan en la práctica cuando compartimos los procesos:
- Simplificar la estructura
- Identificar los pasos clave
- Reducir el ruido innecesario
- Hacer visible el proceso (aunque sea con dibujos simples)
Aquí es donde el visual thinking aplicado a procesos marca la diferencia.
Recuerda que no se trata de hacer algo “bonito”, sino de hacer algo «funcional», que se entienda y conecte con la gente.
Cuando un proceso está bien explicado
El cambio es muy evidente:
- Se reduce la necesidad de reuniones
- Mejora la alineación del equipo
- Se toman decisiones con más claridad
- El proceso se entiende por sí mismo
Y, sobre todo, deja de depender de quien lo cuenta.
De diagramas grises a procesos que se entienden
Gran parte de los procesos que vemos en las empresas son correctos desde el punto de vista técnico… pero difíciles de entender desde el punto de vista humano.
Ahí es donde tiene sentido cambiar el enfoque:
👉 pasar de diagramas grises a procesos que realmente se entienden
Este es el enfoque que desarrollo en mi libro Dibuja fuera de la caja, donde explico cómo utilizar visual thinking y storytelling para comunicar mejor procesos complejos.
¿Te gustaría mejorar cómo explicas tus procesos?
Si trabajas con procesos, te propongo algo sencillo:
🎯 revisa uno de tus procesos actuales con este checklist
🎯 identifica qué señales aparecen
🎯 y prueba a simplificar cómo lo estás comunicando
Los cambios pequeños en cómo explicas pueden generar grandes cambios en cómo se entienden.
